Trouver le bon candidat est une première victoire, mais réussir son intégration est tout aussi déterminant. Dans cet épisode solo de Pool Pro Time, Pauline Kara Mikinda partage une méthode concrète en cinq étapes pour accueillir, accompagner et fidéliser une nouvelle recrue, avec des conseils directement applicables aux professionnels de la piscine.

Intégrer une nouvelle recrue : les 5 étapes de l'onboarding

Pauline Kara Mikinda lors de l'épisode 8 de la saison 3 de Pool Pro Time.

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Transcript de l'épisode 

Pauline Kara Mikinda : Bienvenue sur le podcast Pool Pro Time, le podcast des pros de la piscine.

Pool Pro Time, c'est le premier podcast français créé pour les professionnels de la piscine et du spa.

Avant de démarrer la journée, devant un café ou tout simplement en route pour le chantier, prenez le temps d'écouter les conseils, les actualités et les parcours inspirants de ceux qui font et ont fait l'univers de la piscine.

Ce podcast est produit par IMC, le groupe média numéro 1 dans l'univers professionnel de la piscine et du spa en France et à l'international, qui vous livre les actualités du secteur tous les deux mois avec le magazine papier Spécial PROS ou en continu sur internet avec eurospapoolnews.com et ses réseaux sociaux associés.

Pool Pro Time, c'est votre rendez-vous toutes les deux semaines.

Je suis Pauline et c'est parti pour l'épisode du jour !

Cet épisode de POOL PRO TIME vous est présenté en partenariat avec Les Salins du Midi, entreprise française qui depuis des générations maîtrise la production de sel, de la récolte à la commercialisation.

Ils proposent une large gamme de sels sous la marque AquaSwim conçus pour le traitement des piscines équipées d'électrolyseurs. Notamment le produit AquaSwim acti+, pastilles de sels multifonctions combinant une action anticalcaire et une protection anticorrosion.

Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Pool Pro Time. Aujourd'hui, je vous retrouve dans un épisode où je suis toute seule sur un thème plutôt orienté autour des ressources humaines puisque je vais vous parler de l'intégration de nouveaux salariés, de nouvelles recrues. On le sait, c'est quelque chose de stratégique pour toutes les entreprises mais aussi particulièrement dans le secteur de la piscine où le marché est plutôt tendu. Quand on a enfin trouvé celui ou celle qu'on pense être la bonne personne, on doit garantir rapidement que la collaboration va fonctionner. C'est pour ça que le sujet de l'intégration, qu'on appelle aussi plus communément aujourd'hui l'onboarding, est de plus en plus important. Avant toute chose, bien évidemment que tout ne repose pas sur les épaules de l'employeur. Cependant, pour garantir les chances que tout se passe bien, il faut vraiment penser le sujet de l'intégration.

Pour démarrer dans le vif du sujet, je voudrais rebondir sur une question qu'on a déjà posée dans l'univers de la piscine. Est-ce que c'est vraiment une étape qu'on doit penser longtemps ? Est-ce que, justement, quand on intègre quelqu'un qui a un peu d'expérience, tout ne doit pas se faire plus simplement ? Est-ce que c'est vraiment à l'employeur de faire tous les efforts ? Est-ce qu'on n'en fait pas un peu trop aujourd'hui au sujet de ce fameux onboarding ?

Mon avis sur le sujet est plutôt clair. Je pense qu'on doit passer du temps à réfléchir au processus d'intégration d'une nouvelle recrue. Puisque le salarié qui est fraîchement arrivé doit bien évidemment faire ses preuves, mais la qualité de sa prise de poste joue forcément sur ses compétences et la façon dont il les met à profit pour l'entreprise. Donc, votre entreprise, si elle a une vraie stratégie autour de la fidélisation de ses employés, elle doit aussi mettre en oeuvre les efforts nécessaires pour lui donner envie de rester dès le début, et avant même qu'il n'ait pu faire ses preuves. Et c'est ça qui est souvent un peu difficile, c'est qu'on a envie que l'autre fasse ses preuves, et là, après, nous, on fait les nôtres, mais il faut se dire aussi que l'entreprise a une certaine responsabilité.

Alors aujourd'hui, je voulais vous parler des cinq étapes, selon moi, de l'onboarding.

La première étape, c'est le recrutement. Oui, vous avez bien entendu, l'onboarding commence dès la phase de recrutement. La manière dont vous allez conduire votre recrutement va avoir une influence sur la qualité du travail effectué même au début. C'est-à-dire qu'un processus de recrutement qui est un peu flou, des étapes qui ne sont pas claires, même si après la collaboration se lance, ça va déjà mettre un petit grain de sable dans la relation. Donc avant de mettre en ligne une offre d'emploi, tout doit être clair dans votre esprit : la date de début idéale bien sûr, puisqu'on sait que dans la réalité des choses, tout ne se passe pas comme on veut, le type de contrat, les horaires, les missions, les compétences attendues, bien sûr, le nerf de la guerre, le salaire.

Aujourd'hui, sur le marché du recrutement, les demandeurs d'emploi le disent, les recruteurs ne sont pas assez clairs par rapport au niveau de salaire ou aux avantages qui sont proposés. Et souvent, les employeurs se disent « oui, mais c'est selon le niveau d'expérience ». Bon, ça, ça amène du flou dès le début de la relation. Ce n'est pas parce que vous allez afficher une certaine fourchette qu'il n'y aura pas de négociation qui soit possible. En tout cas, il faut avoir tout ça en tête.

Aussi recruter, ce n'est pas tout simplement poster une offre sur Indeed ou LinkedIn. Vous devez vraiment réfléchir à un véritable plan de communication sur le sujet et envisager plusieurs actions, donc plusieurs sites, plusieurs relais et aussi penser à des canaux qui sont moins digitaux : l'affichage en boutique, les magazines professionnels ou aussi solliciter votre réseau de partenaires locaux ou encore vos proches. Je vais en parler après aussi, mais vous avez des relais dans l'univers de la piscine et pas que des personnes dont c'est l'expertise, dont c'est le métier, qu'il ne faut pas hésiter, selon moi, à contacter.

Deuxième étape, la préintégration, donc avant que la personne ne rentre dans votre entreprise. C'est la phase qui peut intervenir en cours ou à la fin du recrutement durant laquelle vous allez préparer la venue de la nouvelle recrue. Et c'est le moment d'explorer plus concrètement le plan d'action que vous allez mener une fois que le salarié sera officiellement en entreprise. Déjà, il y a la partie préparation de son environnement de travail, le matériel pour le chantier pour un technicien, l'espace bureau pour un commercial, en commandant à l'avance tout ce qui manque et en pensant aussi aux détails.

Aussi, communiquer bien en interne un minimum d'informations sur le nouveau membre de l'équipe pour que justement l'intégration se passe bien avec les personnes qui sont déjà là depuis plusieurs années. Ça peut sembler évident, mais j'ai déjà entendu plusieurs fois des histoires un peu dommages parce que ça crée une distance au tout début d'une relation, vous voyez, où le manager d'une boutique de piscine n'était pas au courant de l'arrivée d'une nouvelle aide en magasin qui avait été recrutée par son patron. Du coup, ça crée un malaise vraiment pour tout le monde. Comme je vous le disais, ça peut créer une distance.

Le pré-onboarding, c'est vraiment le moment où vous allez refaire dans votre tête l'arrivée idéale de votre salarié, un peu comme un pilote d'avion pourrait répéter ses gestes avant le grand vol. Bien sûr, encore une fois, la réalité des choses ne se passe pas toujours comme prévu, mais ce cadrage, ça apporte un peu plus de sérénité.

Troisième étape, l'accueil avec justement le premier jour. Le premier jour, il est crucial parce que généralement, il donne la température à tout le monde, côté employeur comme côté recrue. Par qui ? Où ? Quand ? Comment ? Justement, vous devez organiser ça. Ce n'est pas la personne qui a recruté qui va être forcément disponible le jour de l'accueil. Donc, il faut réfléchir à qui sera chargé de l'accueil du premier jour pour que ce soit un moment convivial.

Après, je trouve que tout le monde est plus ou moins concerné quand même dans l'accueil d'un nouveau salarié, des personnes qui ne vont pas travailler avec la nouvelle recrue. Un sourire, un minimum de présentation, ça fait toujours son effet. Et je trouve que plus la culture d'entreprise est développée, plus l'accueil est simple. La culture d'entreprise, pour vous redéfinir, c'est l'ensemble des valeurs, pratiques, traditions, comportements qui caractérisent l'entreprise. Je vous invite d'ailleurs à porter une réflexion et peut-être à noter quelles sont vos valeurs, les éléments de collaboration qui sont importants. Souvent, c'est quelque chose qui se fait, mais qui ne s'écrit pas, qui ne se marque pas, et du coup, qui ne se transmet pas toujours. Et là aussi, ça peut mettre un petit couac dans la relation avec les salariés.

Si les principes de vie au travail sont partagés, les connexions humaines entre les membres de l'entreprise se feront plus facilement. La communication est importante dès le départ, donc il ne faut pas aussi hésiter à partager les façons dont on peut se connecter entre salariés, soit les numéros de téléphone, les adresses e-mail, les messageries internes si vous avez un système particulier. C'est important pour un accueil réussi. Bien évidemment, le premier jour, c'est de présenter vos locaux ou le fonctionnement des locaux en commun, si vous en avez.

Et il y a un exemple que j'aime bien dans certaines entreprises, plutôt des grosses structures : il y a une personne qui est chargée de l'intégration. C'est un peu comme un référent, un référent intégration qui ne partage pas du tout le même poste que la personne qui est recrutée, mais qui va être justement ce relais de confiance pour donner les informations sur le fonctionnement de l'entreprise. Pour se sentir intégrée et considérée, les salariés ont aussi besoin d'un moment quand même avec leur manager. Donc là aussi, le premier jour, je trouve que c'est quelque chose de stratégique. En gros, je trouve que sur le premier jour, il faut quand même penser à l'accueil qu'on aimerait recevoir si nous, on devait rejoindre une nouvelle entreprise.

Quatrième étape, la formation au poste. Alors, je ne parle pas de la formation professionnelle, puisque la personne que vous intégrez, à part si c'est un stage ou un apprentissage, doit déjà avoir les compétences. Mais malgré tout, il reste essentiel de consacrer un temps de formation minimum à vos processus, votre structure, votre façon de faire. Aujourd'hui, c'est un vrai challenge, je trouve, pour les employeurs, puisqu'au niveau de la formation, on est quand même sur une ère où notre attention est très limitée.

Grâce à nos amis les réseaux sociaux, grâce au digital, en fait, je ne sais pas si vous le remarquez, mais moi, je remarque que mon attention est beaucoup moins longue qu'avant. D'ailleurs, je travaille beaucoup dessus, je trouve que c'est très intéressant. On n'a plus les mêmes capacités de concentration maintenant qu'on a toujours la possibilité d'avoir une distraction avec le téléphone. Pourquoi est-ce que je vous dis ça ? Parce qu'en fait, je trouve que c'est très important de se le noter, parce que ça a un impact concret sur les formations qu'on va donner. Et ça pousse aussi à avoir des temps de formation peut-être qui soient plus courts ou alors plus rythmés entre théorie et pratique. Et ce n'est pas toujours facile de trouver le bon équilibre.

Ce que j'aime bien aussi, c'est peut-être qu'on peut aussi oser demander à la personne qu'on va former comment elle apprend le mieux pour gagner un temps assez précieux, puisque selon la personne, selon la génération, les réponses vont être très différentes. Et encore une fois, l'idée, c'est de créer une communication, une relation qui soit fluide et que tout le monde ne soit pas un peu arrêté sur ses idées.

Je vous donne un exemple. À l'époque où je faisais un peu de recrutement, moi, je suis quelqu'un, j'ai toujours aimé prendre des notes. Et justement, plus je prenais de notes, plus je révisais et c'était ma façon d'apprendre. Et plus le temps passait, quand j'intégrais de nouveaux salariés en entreprise, j'observais que des personnes plus jeunes que moi ne prenaient quasiment pas de notes. Et je me sentais un peu heurtée. Je me disais, mais en fait, ils ne vont pas retenir, etc. Ça me perturbait en tant que formatrice et pour la partie intégration. Mais en fait, ils n'avaient tout simplement pas la même façon de procéder, de retenir les choses que moi. Donc, quand je l'ai compris déjà, ça m'a permis de m'adapter et d'être plus efficace en fait sur la partie formation et de faire en sorte que les personnes recrutées soient autonomes plus rapidement. Et voilà, comme je disais, ça évite aussi beaucoup de se braquer ou de se faire de fausses idées.

Et la cinquième étape, on oublie un peu trop le suivi jusqu'à la fin de la période d'essai. La stratégie de suivi, je trouve qu'elle est souvent sous-estimée ou oubliée. On a tendance à se souvenir de la date de la fin de la période d'essai, mais pas toujours par quel biais on va mesurer l'évolution du nouveau salarié. Et pourtant, c'est assez essentiel de faire des points d'étape qui soient datés, anticipés, en vous basant sur des données fiables, factuelles et aussi sur votre expérience. Et je trouve que c'est important d'avoir justement des données factuelles pour ne pas laisser trop de place à de l'interprétation peut-être un petit peu injuste sur le niveau de motivation.

Et c'est quand même de se concentrer sur le plan d'action. Ça ne signifie pas pour autant que les émotions, les sentiments n'ont pas leur place. On a tendance à vouloir les gommer en entreprise, mais en fait, c'est juste gommer une partie de notre humanité, donc c'est une fausse bonne idée, on va dire, d'essayer d'étouffer les émotions. Les émotions sont là. Ce qui est important, c'est de savoir justement comment les aborder, comment est-ce qu'on en fait un tremplin pour collaborer ensemble.

Donc ça, c'est quelque chose à anticiper aussi, de voir comment en équipe, entre managers, vous allez observer justement le travail et mesurer les résultats afin de voir si la progression que vous attendez se fait bien dans les temps. Donc il faut en parler aussi à l'employé fraîchement arrivé pour savoir vraiment, concrètement, ce que vous attendez de lui dans sa prise de poste. Et puis, pensez aussi à vous appuyer sur les personnes de confiance qui vous aident justement dans l'entreprise.

Si vous voulez revoir plus en détail tout ce que je vous ai présenté dans cet épisode, vous pouvez aller voir ça dans le Spécial Pros numéro 68 que vous pouvez aussi retrouver sur le site eurospapoolnews.com.

Avant de vous laisser, je voulais vous partager les relais recrutement ressources humaines qui peuvent vous aider sur le marché de la piscine et du spa. La Fédération des professionnels de la piscine, bien évidemment, la FPP qui oeuvre pour le secteur à travers différentes actions, mais bien sûr qui est là pour aussi valoriser l'emploi et l'attractivité des métiers de la piscine. La FPP, elle peut vous apporter du conseil, mais aussi un vrai relais de communication, notamment à travers la catégorie "Bourse à l'emploi" de leur site internet ProPiscines.com.

Les centres de formation, c'est vraiment vos partenaires. Vous devez les considérer comme de véritables relais, que ce soit en termes de recrutement, mais aussi de montée en compétence et d'évolution de carrière de vos salariés actuels. N'hésitez pas, même si vous n'avez pas de besoin de recrutement à l'instant T, de déjà prendre contact, de faire savoir que vous allez peut-être vous développer si vous n'êtes pas déjà en contact avec le centre de formation proche de chez vous.

Pensez aussi aux cabinets de recrutement qui sont spécialisés et qui peuvent faire gagner du temps vraiment très précieux. Et vous évitez aussi des erreurs stratégiques, parce que le recrutement, malgré tout, c'est un vrai métier. Et c'est vrai que sur les professionnels de la piscine, on a 15-20 casquettes. Donc, ça ne fait pas de mal parfois de s'appuyer sur un relais, sur quelqu'un qui va nous aider. Pensez aussi à vos fournisseurs, mais de façon plus générale à votre réseau professionnel et personnel qui peuvent vous partager des contacts et des conseils.

Merci beaucoup pour votre écoute. J'ai adoré aborder ce sujet qui est stratégique, qui est humain et je trouve que ça reste primordial encore plus dans le secteur de la piscine et du spa. Je vous dis à très bientôt sur Pool Pro Time.

Merci aux Salins du Midi pour leur soutien à cet épisode de POOL PRO TIME. Avec la gamme AquaSwim, ils mettent à disposition des professionnels du spa et de la piscine un produit multifonction et efficace pour une eau toujours plus saine. Pour en savoir plus, rendez-vous sur [https://www.experts-eau.com/].

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Hâte de vous retrouver dans le futur épisode, à bientôt !